Vähemmän puuttuvia tietoja
Pakolliset kentät ja selkeät valinnat auttavat keräämään asian käsittelyyn tarvittavat tiedot heti ensimmäisellä kerralla.
Älykkäät lomakkeet
Kerää oikeat tiedot heti ensimmäisellä yhteydenotolla.
KoHe Chat ei ole vain keskusteluikkuna. Sen sisään voidaan rakentaa älykkäitä lomakkeita ja palvelupyyntöjä, jotka keräävät asiakkaalta oikeat tiedot heti alussa. Sama polku voi toimia chatissa, omana linkkinään tai verkkosivulle upotettuna lomakkeena.
- Räätälöidyt kentät, valinnat ja pakolliset tiedot
- Chatbot voi tarjota oikeaa lomaketta asiakkaan kysymyksen perusteella
- Lomake voi toimia chatissa, suorana linkkinä tai upotuksena
- Tiedot voidaan toimittaa sähköpostiin tai järjestelmäyhteydellä
- Sama malli sopii myyntiin, huoltoon, tilauksiin ja asiakaspalveluun
- Jokaisen asiakkaan chatit, lomakkeet ja tiedot pidetään erillään
Miksi tämä kannattaa?
Hyvä lomake tekee asiasta helpomman sekä asiakkaalle että käsittelijälle.
Perinteinen yhteydenottolomake kysyy usein liian vähän tai väärässä järjestyksessä. Chatbotin yhteydessä lomake voidaan näyttää vasta silloin, kun asiakas tarvitsee sitä, ja se voidaan muotoilla juuri kyseisen asian käsittelyyn sopivaksi.
Oikea reitti heti alussa
Tarjouspyyntö, huoltopyyntö, tilaus tai palaute voidaan ohjata eri tavalla ilman että asiakkaan tarvitsee arvailla oikeaa sähköpostiosoitetta.
Ei pakotettua teknistä projektia
Yksinkertaisin malli on sähköpostitoimitus. Järjestelmäyhteys lisätään silloin, kun vastaanottava palvelu tukee sitä ja siitä on aidosti hyötyä.
Käyttötavat
Sama lomake voi näkyä kolmessa eri paikassa.
Lomakkeita ei tarvitse ajatella vain chatin sisäisenä toimintona. Sama polku voidaan antaa asiakkaalle suorana linkkinä, upottaa verkkosivulle tai näyttää chatbotissa silloin, kun asiakas kysyy tiettyä asiaa.
Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun verkkosivulle halutaan erillinen “Tee huoltopyyntö” -painike, mutta sama pyyntö halutaan tarjota myös chatissa luonnollisena jatkona.
1
Chatbotin sisällä
Chatbot tunnistaa tarpeen ja tarjoaa oikeaa lomaketta kesken keskustelun.
2
Suorana linkkinä
Lomakkeelle voidaan linkittää esimerkiksi sähköpostista, verkkosivulta tai asiakasohjeesta.
3
Upotettuna sivulle
Lomake voidaan näyttää omana selkeänä osionaan verkkosivulla ilman että chat pitää avata.
Esimerkkejä
Mihin lomakkeita voi käyttää?
Lomake on parhaimmillaan silloin, kun asiasta tarvitaan tietyt tiedot ennen kuin ihminen voi tehdä mitään järkevää. Siksi jokainen lomake kannattaa suunnitella asian, ei järjestelmän, näkökulmasta.
Myynnin yhteydenotto
Kerää nimi, yritys, sähköposti, puhelin ja kiinnostuksen kohde. Sopii tarjouspyyntöihin ja esittelypyyntöihin.
Huolto- tai palvelupyyntö
Kysy kohde, kiireellisyys, kuvaus ja yhteystiedot. Sopii esimerkiksi kiinteistöpalveluihin ja muihin palveluyrityksiin.
Isännöintitodistuksen tilaus
Tilauksen voi ohjata erilliseen käsittelyyn ja pyytää tarvittavat perustiedot ennen toimitusta.
Muutostyö- tai lupa-asia
Asiakas voidaan ohjata täyttämään oikeat taustatiedot sen sijaan, että asia jää avoimeksi chat-viestiksi.
Palaute ja reklamaatio
Palautteelle voidaan tehdä oma reitti, jossa asia kirjataan rauhallisesti ja ohjataan oikealle vastaanottajalle.
Palvelupyyntö toiseen järjestelmään
Jos esimerkiksi asiakkaan toiminnanohjaus-, asiakasrekisteri- tai isännöintijärjestelmä voi ottaa tietoja vastaan, lomake voidaan kytkeä siihen.
Järjestelmäyhteys ei ole itseisarvo. Oikea käsittelypolku on.
Jos asiakkaan järjestelmä pystyy vastaanottamaan tietoja, lomake- tai palvelupyyntötiedot voidaan lähettää suoraan sinne. Jos yhteys ei ole vielä ajankohtainen, tieto voidaan toimittaa ensin sähköpostiin ja yhteyttä voidaan lisätä myöhemmin.
Mitä voidaan määrittää?
- lomakkeen nimi, käyttötarkoitus ja näkyvyys
- kysyttävät kentät, valinnat ja pakolliset tiedot
- mihin sähköpostiin tai järjestelmään tiedot lähetetään
- mitä viestiä asiakkaalle näytetään lähetyksen jälkeen
- missä chatissa tai verkkosivulla lomake on käytössä
- milloin chatbot tarjoaa lomaketta keskustelussa
Usein kysyttyä
Kysymyksiä lomakkeista ja järjestelmäyhteyksistä
Voiko lomakkeen tehdä täysin asiakkaan tarpeeseen?
Kyllä. Lomake voidaan rakentaa juuri asiakkaan prosessiin sopivaksi: kentät, valinnat, ohjetekstit ja toimitustapa suunnitellaan käyttötarkoituksen mukaan.
Voiko lomakkeen näyttää ilman chatia?
Kyllä. Lomake voi toimia chatbotin sisällä, suorana linkkinä tai verkkosivulle upotettuna erillisenä polkuna.
Voiko tiedot lähettää Housewiseen tai muuhun järjestelmään?
Mahdollisesti kyllä, jos järjestelmä pystyy vastaanottamaan tietoja ja tarvittavat oikeudet ovat kunnossa. Tämä tarkistetaan aina tapauskohtaisesti.
Mitä jos järjestelmäyhteyttä ei ole?
Silloin tiedot voidaan lähettää sähköpostiin. Tämä on monelle asiakkaalle hyvä ensimmäinen vaihe ennen laajempaa yhdistämistä.
Voiko eri lomakkeilla olla eri vastaanottajat?
Kyllä. Esimerkiksi myynti, huolto ja yleinen yhteydenotto voidaan ohjata eri osoitteisiin tai eri järjestelmäpolkuihin.
Voiko chatbot ehdottaa oikeaa lomaketta?
Kyllä. Chatbot voidaan ohjata tarjoamaan oikeaa lomaketta, kun asiakas kysyy esimerkiksi tilaamisesta, huollosta, yhteydenotosta tai tarjouksesta.
Seuraava askel
Haluatko nähdä, millainen lomake teidän prosessiinne sopisi?
Voimme hahmotella ensimmäisen lomake- tai palvelupolun nopeasti: mitä asiakkaalta kysytään, mihin tiedot menevät ja miten chatbot ohjaa asiakkaan oikeaan polkuun.
