Verkkosivujen ylläpito yritykselle – mitä hosting ja ylläpito sisältävät

Verkkosivujen ylläpito jää monessa yrityksessä huomaamatta niin kauan kuin sivut toimivat. Asia nousee esiin vasta, kun yhteydenottolomake lakkaa lähettämästä viestejä, selain varoittaa vanhentuneesta varmenteesta tai sivuille pitäisi saada uusi palvelu, eikä kukaan muista, kuka sivuja päivittää.

Hosting ja ylläpito ovat kaksi eri asiaa, vaikka ne hankitaan usein yhdessä. Hosting tarkoittaa paikkaa, jossa sivut ovat verkossa. Ylläpito tarkoittaa työtä, jolla sivut pidetään toimivina, turvallisina ja ajan tasalla. Kun ero on selvä, on helpompi arvioida, mitä yritys oikeasti tarvitsee ja mitä tarjouksesta kannattaa kysyä.

Mitä hosting tarkoittaa käytännössä?

Hosting on palvelu, jonka kautta verkkosivujen tiedostot ovat jatkuvasti saatavilla internetissä. Kun asiakas kirjoittaa yrityksen osoitteen selaimeen, sivut haetaan hostingpalvelusta.

Pienen yrityksen sivuille hostingin tärkeimmät asiat ovat yksinkertaisia:

• sivut ovat saatavilla ja latautuvat nopeasti myös puhelimella
• yhteys on salattu, eli osoitteen alussa on https eikä selain näytä varoitusta
• verkkotunnus eli yrityksen oma osoite on ohjattu oikein
• sivuista on olemassa palautettava versio, jos jotain menee rikki

Hosting ei yksin tarkoita, että joku katsoo sivujen perään. Palvelintila voi pitää sivut verkossa vuosia, vaikka sivujen ohjelmisto, lomakkeet ja sisältö vanhenevat sillä välin.

Mitä verkkosivujen ylläpito sisältää?

Ylläpito on se osa, joka vaihtelee eniten tekijästä toiseen. Siksi pelkkä sana ”ylläpito” tarjouksessa ei vielä kerro paljon. Tyypillisesti ylläpitoon kuuluu joitakin seuraavista:

• Tekniset päivitykset: sivuston pohjan, julkaisujärjestelmän tai lisäosien päivitykset, jotta tunnetut tietoturva-aukot eivät jää auki.
• Toimivuuden seuranta: tarkistetaan, että sivut aukeavat ja että yhteydenottolomake toimittaa viestit perille.
• Varmuuskopiot ja palautus: sovitaan, mistä versiosta sivut voidaan palauttaa ja kuka sen tekee.
• Pienet sisältömuutokset: esimerkiksi yhteystietojen, aukioloaikojen tai palvelukuvauksen päivitys.
• Varmenne ja verkkotunnus: salauksen varmenne uusitaan ajallaan ja verkkotunnuksen asetukset pysyvät kunnossa.

Kaikkea tätä ei tarvita jokaiselle sivustolle samalla tavalla. Kevyt, muutaman sivun sivusto ilman raskasta julkaisujärjestelmää tarvitsee vähemmän teknistä päivittämistä kuin laaja sivusto, jossa on kymmeniä lisäosia. Tärkeintä on, että sovittu sisältö on kirjoitettu auki eikä jää oletuksen varaan.

Miksi ylläpito unohtuu ja mitä siitä seuraa?

Tavallinen tilanne on tämä: sivut on tehty muutama vuosi sitten, tekijä on vaihtunut ja tunnukset ovat jonkun vanhassa sähköpostissa. Sivut näyttävät edelleen samalta, joten kukaan ei koe tarvetta tehdä mitään.

Ongelmat huomataan yleensä vasta jälkikäteen. Lomake on lakannut toimimasta, mutta sitä ei huomata, koska yhteydenottoja tulee muutenkin vähän. Palvelut tai yhteystiedot ovat muuttuneet, mutta sivuilla on vanha tieto. Selain alkaa varoittaa kävijää, ja osa asiakkaista poistuu ennen kuin ehtii lukea mitään.

Esimerkki: pieni remonttiyritys ihmetteli, miksi sivuilta ei ollut tullut tarjouspyyntöjä kuukausiin. Syy löytyi lomakkeesta, jonka viestit menivät vanhaan sähköpostiosoitteeseen, jota kukaan ei enää lukenut. Korjaus kesti hetken, mutta menetettyjä yhteydenottoja ei saatu takaisin. Säännöllinen toimivuuden tarkistus olisi paljastanut asian heti.

Mitä ylläpidosta kannattaa sopia ennen julkaisua?

Ylläpidosta on helpointa sopia samaan aikaan, kun verkkosivut tehdään. Silloin tiedetään, millä tekniikalla sivut on rakennettu, mitä niissä on ja mitä niiden toimivuus vaatii. Hyvä lista kysymyksiä on tämä:

1. Kuka omistaa verkkotunnuksen? Yrityksen oma osoite kannattaa pitää yrityksen nimissä, vaikka sen hallinta olisi ulkoistettu.
2. Kenelle ilmoitetaan, jos sivut eivät toimi? Yhteyshenkilö ja tapa ilmoittaa ongelmasta kannattaa sopia etukäteen.
3. Mitkä muutokset kuuluvat ylläpitoon? Yhteystiedon vaihto on eri asia kuin uusi palvelusivu. Rajaus kannattaa kirjoittaa auki.
4. Voiko yritys päivittää osan sisällöstä itse? Jos voi, sovitaan mitkä osat ja millä tavalla.
5. Mitä tapahtuu, jos yhteistyö päättyy? Sivujen tiedostot ja verkkotunnus pitää pystyä siirtämään hallitusti.

Näihin vastaamalla ylläpito muuttuu epämääräisestä laskurivistä selkeäksi sopimukseksi, jossa molemmat osapuolet tietävät, mitä odottaa.

Miten hosting ja ylläpito toimivat KH Digiratkaisujen verkkosivuissa?

KH Digiratkaisut tarjoaa hostingin ja ylläpidon verkkosivuprojektin yhteydessä. Hostingia tai ylläpitoa ei myydä erillisenä palveluna ilman verkkosivutoteutusta. Näin ylläpidon sisältö sovitaan samalla, kun tiedetään, miten sivusto on rakennettu ja mitä siihen kuuluu.

Ylläpidon tarve käydään läpi samassa kartoituksessa, jossa sovitaan sivuston rakenteesta ja laajuudesta. Kun sivut suunnitellaan kevyiksi ja selkeiksi, myös ylläpito pysyy kevyenä. Toteutuksen sisällöstä kerrotaan tarkemmin verkkosivut yrityksille -palvelusivulla, ja ajantasaiset hinnat löytyvät hinnastosta.

Ylläpito vai uudistus?

Joskus ylläpitokysymys paljastaa isomman asian. Jos sivuston pohja on niin vanha, ettei sitä voi enää päivittää turvallisesti, tai jos pienikin muutos vaatii ulkopuolista apua ja viikkojen odotusta, nykyisen sivuston ylläpitäminen ei välttämättä ole järkevin vaihtoehto. Silloin kannattaa arvioida, riittääkö korjaus vai onko verkkosivujen uudistus pitkällä aikavälillä järkevämpi ratkaisu.

Yhteenveto

Hosting pitää sivut verkossa, ylläpito pitää ne toimivina. Hyvä ylläpitosopimus kertoo selvästi, mitä päivitetään, kuka seuraa toimivuutta, mitkä muutokset kuuluvat mukaan ja miten sivut siirretään, jos yhteistyö päättyy.

Jos suunnittelet uusia verkkosivuja ja haluat, että ylläpito on mietitty alusta asti, varaa kartoitus, niin katsotaan yhdessä, millainen kokonaisuus sopii yrityksesi tarpeeseen.

UKK verkkosivujen ylläpidosta

Mitä eroa on hostingilla ja ylläpidolla?

Hosting on palvelu, jonka kautta sivut ovat verkossa. Ylläpito on työtä, jolla sivut pidetään toimivina, turvallisina ja ajan tasalla, esimerkiksi päivitykset, toimivuuden seuranta ja pienet sisältömuutokset.

Voiko KH Digiratkaisuilta ostaa pelkän hostingin tai ylläpidon?

Ei. Hosting ja ylläpito tarjotaan verkkosivuprojektin yhteydessä, eikä niitä myydä erillisenä palveluna ilman verkkosivutoteutusta.

Tarvitseeko pieni yrityssivusto ylläpitoa?

Tarvitsee, mutta määrä riippuu sivuston rakenteesta. Kevyt sivusto tarvitsee vähemmän teknisiä päivityksiä, mutta lomakkeen toimivuus, varmenne ja ajantasainen sisältö kannattaa silti tarkistaa säännöllisesti.

Kenen nimissä verkkotunnuksen pitäisi olla?

Yleensä yrityksen omissa nimissä. Silloin osoite pysyy yrityksellä, vaikka sivujen tekijä tai ylläpitäjä vaihtuisi.