Myyntiputki pienyritykselle - miten tarjoukset ja yhteydenotot pysyvät seurannassa?

Pienyrityksen myyntiputki on harvoin ongelma silloin, kun tarjouksia on yksi tai kaksi kerrallaan. Ongelma alkaa, kun avoimia tarjouksia on kymmenen, osa asiakkaista odottaa vastausta ja osa on itse luvannut palata asiaan. Silloin kukaan ei enää tiedä varmasti, mikä tarjous on kesken ja kenen vuoro on toimia.

Myyntiputki tarkoittaa tässä yksinkertaista asiaa: näkymää, jossa jokainen avoin tarjous tai yhteydenotto on yhdessä vaiheessa, jollakin vastuuhenkilöllä ja jollakin seuraavalla askeleella. Se ei vaadi CRM-järjestelmää eikä myyntiautomaatiota.

Lyhyesti

Toimiva myyntiputki pienyrityksessä koostuu muutamasta vaiheesta, yhdestä vastuuhenkilöstä per tarjous ja viikoittaisesta läpikäynnistä. Tärkeintä on, että tarjous ja siihen liittyvät viestit löytyvät samasta paikasta.

• Tarjoukset
• Follow-upit
• Vastuut
• Viestihistoria

Mistä ongelma syntyy?

Tarjoukset eivät katoa, ne vain hajaantuvat eri paikkoihin.

Tyypillinen pienyrityksen tarjousprosessi alkaa verkkosivun lomakkeesta, puhelusta tai WhatsApp-viestistä. Tarjous lähetetään sähköpostilla, asiakas vastaa WhatsAppissa, ja tarkennus sovitaan puhelimessa. Jokainen vaihe on jossain, mutta kokonaiskuva ei ole missään.

Siksi tarjous voi jäädä odottamaan ilman, että kukaan huomaa. Asiakas ei ole kieltäytynyt, yritys ei ole unohtanut tahallaan, mutta seuraavaa askelta ei ole kirjattu minnekään. Kuukauden kuluttua asiakas on jo tilannut muualta.

Pienyritykselle riittää neljä tai viisi vaihetta.

Myyntiputken vaiheiden ei tarvitse kuvata koko myyntiprosessia. Niiden pitää kertoa, kenen vuoro on toimia. Useimmille palvelu- ja asiantuntijayrityksille riittää tämä:

1. Yhteydenotto

Asiakas on kysynyt jotain, mutta tarjousta ei ole vielä tehty. Seuraava askel on yrityksen: selvittää tarve ja tehdä tarjous.

2. Tarjous lähetetty

Tarjous on asiakkaalla. Seuraava askel on sovittu follow-up, esimerkiksi viikon päästä, jos asiakas ei ole vastannut.

3. Odottaa asiakasta

Asiakas on luvannut palata tai pyytänyt aikaa. Seuraava askel on päivämäärä, jolloin asiaan palataan, jos asiakas ei ole ottanut yhteyttä.

4. Voitettu tai hävitty

Tarjous on ratkennut. Hävityn tarjouksen syy kirjataan lyhyesti, koska se kertoo myöhemmin, mitä hinnoittelussa tai tarjouksen sisällössä kannattaa muuttaa.

Mitä kirjataan?

Jokaisella tarjouksella on vastuuhenkilö, seuraava askel ja päivämäärä.

Myyntiputkeen ei kannata kirjata kaikkea. Kolme asiaa riittää jokaisesta avoimesta tarjouksesta: kuka vastaa, mikä on seuraava toimenpide ja milloin se tehdään viimeistään. Kun nämä puuttuvat, tarjous on käytännössä unohdettu, vaikka se näkyisi listalla.

Neljäs asia on viestihistoria. Kun tarjousta koskevat sähköpostit, WhatsApp-viestit ja puhelujen muistiinpanot näkyvät samassa asiakkaan aikajanassa, kuka tahansa tiimistä voi jatkaa keskustelua ilman, että asiakkaalle pitää kysyä samaa asiaa uudelleen. Tämä on se kohta, jossa KoHe Inboxin myyntiputki eroaa taulukosta: tarjous ja siihen liittyvät viestit ovat samassa näkymässä.

Follow-upin pitää olla oikea tehtävä päivämäärällä, ei ajatus "muistan palata tähän". Miten follow-upit pysyvät hallinnassa käytännössä, on käyty läpi artikkelissa follow up asiakkaalle.

Käytännön esimerkki

Kolmen hengen remonttiyritys ja kaksitoista avointa tarjousta.

Yrittäjä teki tarjoukset itse ja muisti ne pääosin ulkoa. Kun tarjouksia oli kesällä kaksitoista auki samaan aikaan, kaksi jäi kokonaan ilman follow-upia ja yhteen vastattiin kahdesti eri henkilön toimesta. Asiakkaat eivät valittaneet, he vain hiljenivät.

Muutos ei ollut suuri. Jokainen tarjous vietiin samaan näkymään, jossa näkyi vaihe, vastuuhenkilö ja seuraava päivämäärä. Verkkosivun lomakkeet ja WhatsApp-viestit tulivat samaan työjonoon, joten uusi yhteydenotto ei enää jäänyt puhelimeen. Maanantaiaamuisin yrittäjä kävi listan läpi viidessätoista minuutissa ja siirsi ne tarjoukset, joiden päivämäärä oli mennyt.

Viikoittainen läpikäynti

Myyntiputki pysyy ajan tasalla vain, jos sitä katsotaan säännöllisesti.

Näkymä ei auta, jos sitä ei avata. Toimiva rytmi on yksi lyhyt läpikäynti viikossa. Siinä tarkistetaan kolme asiaa: mitkä follow-upit ovat myöhässä, millä tarjouksilla ei ole vastuuhenkilöä ja missä asiakas odottaa yrityksen vastausta. Yhteenvetonäkymä, joka näyttää juuri nämä, tekee läpikäynnistä nopean.

Samalla siirretään ratkenneet tarjoukset pois avoimista. Kun lista sisältää vain oikeasti avoimet asiat, se pysyy uskottavana eikä kukaan ala ohittaa sitä.

Mitä ei kannata automatisoida?

Tarjouksen sisältöä, hintaa tai asiakkaalle lähtevää viestiä ei kannata jättää automaatiolle. Ihminen kirjoittaa ja hyväksyy tarjouksen ja vastauksen.

Mitä kannattaa tehdä näkyväksi?

Vaihe, vastuu, seuraava askel ja päivämäärä. Näiden näkyminen ratkaisee enemmän kuin mikään automaatio.

Mitä kannattaa tehdä ensin?

Listaa nykyiset avoimet tarjoukset ja anna jokaiselle vastuuhenkilö ja päivämäärä. Vasta sen jälkeen kannattaa miettiä työkalua.

Myyntiputki toimii, kun se elää samassa näkymässä asiakasviestien kanssa.

Pienyrityksen myyntiputki ei ole raportointityökalu, vaan tapa varmistaa, ettei yksikään tarjous odota huomaamatta. Kun tarjoukset, follow-upit, vastuut ja viestihistoria ovat samassa paikassa, seuranta ei jää yhden ihmisen muistin varaan, ja asiakas saa vastauksen silloin, kun se on luvattu.

Usein kysyttyä pienyrityksen myyntiputkesta

Tarvitseeko pienyritys myyntiputkea, jos tarjouksia on vain muutama kuukaudessa?

Yleensä kyllä, jos tarjouksiin liittyy odottamista ja seuraava askel on yhden ihmisen muistin varassa. Muutamakin unohtunut tarjous kuukaudessa on pienelle yritykselle merkittävä.

Mitä eroa on myyntiputkella ja CRM-järjestelmällä?

Myyntiputki on näkymä avoimiin tarjouksiin ja niiden seuraaviin askeliin. CRM on laajempi asiakkuudenhallinnan järjestelmä. KoHe Inboxin myyntiputki keskittyy tarjousten, follow-upien ja asiakasviestien seurantaan, ei myyntiautomaatioon.

Voiko myyntiputkea pitää taulukossa?

Voi, ja moni aloittaa niin. Taulukko alkaa hidastaa, kun samaan tarjoukseen liittyviä viestejä pitää etsiä erikseen sähköpostista tai WhatsAppista. Nykyisen taulukon tiedot voidaan tuoda KoHe Inboxiin.

Kuinka usein myyntiputki kannattaa käydä läpi?

Kerran viikossa riittää useimmille pienyrityksille. Läpikäynnissä tarkistetaan myöhässä olevat follow-upit, vastuuttomat tarjoukset ja ne asiat, joissa asiakas odottaa vastausta.